MEHANIX je spletna programska rešitev za podporo servisnim delavnicam pri upravljanju vozil, servisnih zapisov, strank in povezanih servisnih procesov.
Ponudnik storitve:
V nadaljevanju: »MEHANIX« oziroma »ponudnik«.
Vloga MEHANIX-a je odvisna od namena obdelave.
MEHANIX nastopa kot upravljavec, kadar osebne podatke obdeluje za lastne namene, predvsem za:
Kadar servisna delavnica uporablja MEHANIX za vodenje podatkov svojih strank, vozil, servisnih posegov, dokumentacije in drugih podatkov, ki jih v sistem vnese v okviru svojega poslovanja, je servisna delavnica praviloma upravljavec teh osebnih podatkov.
MEHANIX te podatke obdeluje v imenu in po navodilih servisne delavnice kot pogodbeni obdelovalec v smislu 28. člena GDPR.
Za zakonitost zbiranja in uporabe osebnih podatkov, ki jih servis vnese v MEHANIX, je odgovoren posamezni servis kot upravljavec.
Razmerje med servisom in MEHANIX-om glede takšne obdelave je urejeno s pogodbo o obdelavi osebnih podatkov (DPA), ki je sestavni del pogojev uporabe za poslovnega uporabnika.
MEHANIX lahko glede na uporabljene funkcije obdeluje naslednje kategorije podatkov:
Glede na način uporabe lahko vključujejo:
MEHANIX od servisov pričakuje, da v sistem ne vnašajo osebnih podatkov, ki niso potrebni za izvajanje njihove dejavnosti oziroma uporabo storitve.
Kadar MEHANIX nastopa kot upravljavec, osebne podatke obdeluje samo, kadar za to obstaja ustrezna pravna podlaga.
Podatke se lahko obdeluje za:
Osnovne funkcije storitve ne temeljijo na privolitvi. Če bi v prihodnje katero obdelavo opravljali na podlagi privolitve, lahko posameznik privolitev kadar koli prekliče. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem.
MEHANIX ne določa namenov, zaradi katerih posamezni servis zbira podatke svojih strank.
Servis je odgovoren za:
MEHANIX kot obdelovalec servisom zagotavlja tehnična sredstva za upravljanje podatkov in jim v okviru svojih obveznosti pomaga pri zagotavljanju skladnosti z zahtevami GDPR.
MEHANIX za zagotavljanje storitve uporablja zunanje ponudnike (podobdelovalce). Ti smejo podatke uporabljati le za dogovorjeni namen. Podatkov ne prodajamo.
| Ponudnik | Namen | Vrsta podatkov | Območje |
|---|---|---|---|
| DigitalOcean, LLC Politika zasebnosti |
Gostovanje aplikacije, podatkovne baze in varnostne kopije | Podatki, ki jih obdeluje storitev | Infrastruktura ponudnika (trenutno vključuje Frankfurt za shrambo datotek) |
| DigitalOcean Spaces | Zasebna shramba dokumentov, fotografij in prilog | Datoteke, ki jih naloži servis ali uporabnik | Frankfurt (fra1), EGP |
| Ponudnik e-pošte (SMTP), ki ga nastavi ponudnik | Pošiljanje vabil, obvestil, računov in podpore | E-poštni naslovi, vsebina sporočil | Odvisno od nastavljenega SMTP ponudnika |
| OpenAI, LLC Politika zasebnosti |
AI funkcije, če so vklopljene | Glej razdelek 8 | Zunaj EGP (ZDA) |
| OpenStreetMap Nominatim | Dopolnitev naslova ob skeniranju dokumenta | Naslov, če ga sistem išče | Storitev OpenStreetMap |
| NHTSA VPIC (ZDA) | Vpogled v podatke vozila iz VIN | VIN | ZDA |
| DuckDuckGo (in po nastavitvi Brave Search) | Iskanje tehničnih podatkov za servisni načrt vozila | Znamka, model, letnik — ne podatki lastnika | Zunaj EGP |
| Google Fonts | Prikaz pisave na javnih straneh | IP naslov ob nalaganju strani |
Če je v nastavitvah vklopljen Google Geocoding, se lahko naslov ob skeniranju pošlje tudi Googlu. Plačilnega ponudnika kartic (npr. Stripe) aplikacija trenutno ne uporablja; naročnine se vodijo v platformi. Oglaševalskih orodij in zunanjih analitičnih storitev ne uporabljamo. Na javni predstavitveni strani v lastni bazi štejemo dejanja: klik na preizkus, klik na predstavitev, začetek in uspeh registracije, zahtevo za predstavitev in prvi delovni nalog. V tem zapisu ni e-pošte, IP naslova, VIN, registrske oznake ali podatkov strank servisa. Ob uspešni registraciji in prvem nalogu se zapiše samo notranja številka delavnice.
Nekateri ponudniki (zlasti OpenAI in javni VIN/iskalni servisi) lahko obdelujejo podatke v državah zunaj Evropskega gospodarskega prostora. Kjer tak prenos obstaja, se zanašamo na zaščitne ukrepe, ki jih zahteva GDPR, zlasti standardne pogodbene klavzule ponudnika, kjer so na voljo.
Ne trdimo, da vsi podatki v vsakem primeru ostanejo v EU. Shramba datotek na DigitalOcean Spaces je v Frankfurtu. Lokacija podatkovne baze je odvisna od nastavitve gostovanja.
Če so AI funkcije vklopljene, MEHANIX uporablja storitev OpenAI za pomoč pri delu v delavnici. AI je pomožno orodje: predloge pregleda in potrdi uporabnik.
AI se uporablja za:
Pri skeniranju dokumentov lahko vsebina vključuje osebne podatke (ime, naslov, davčna številka, VIN, registrska). Teh podatkov pred pošiljanjem ne odstranimo, ker so potrebni za namen funkcije.
Namen obdelave pri ponudniku AI je izključno izvedba zahtevane funkcije. O tem, ali ponudnik podatke uporablja za učenje modelov ali kako dolgo jih hrani, odločajo njegovi pogoji za uporabljeni API. Tega iz naše strani ne moremo zagotoviti onkraj tistega, kar določa pogodba z OpenAI.
MEHANIX omogoča dostop do javne servisne knjige vozila prek QR kode. Povezava uporablja naključen identifikator, zato naslovov drugih vozil ni mogoče preprosto ugibati.
Javna stran pokaže podatke, namenjene lastniku vozila oziroma pregledu servisne zgodovine:
Na javni strani niso prikazani:
Za vklop javne knjige in vsebino zapisov, ki jih označi kot javne, je odgovorna delavnica. V javne opise naj ne vpisuje osebnih podatkov, ki niso potrebni.
Osebne podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je potrebno za namen, zaradi katerega so bili zbrani, oziroma toliko časa, kolikor to zahtevajo veljavni predpisi.
Podatki uporabniškega računa se praviloma hranijo v času trajanja uporabniškega oziroma pogodbenega razmerja in po njegovem prenehanju toliko časa, kolikor je potrebno zaradi zakonskih obveznosti ali uveljavljanja oziroma obrambe pravnih zahtevkov.
Podatki, ki jih servis vnese kot upravljavec, se hranijo v skladu z navodili servisa in pogodbo o obdelavi. Servis lahko zapise v aplikaciji izbriše. Po prenehanju pogodbe platforma na zahtevo pomaga pri izbrisu oziroma predaji podatkov, kolikor je to tehnično izvedljivo.
MEHANIX uporablja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, izgubo, spremembo, razkritjem ali uničenjem. Med ukrepi so:
Vsaka servisna delavnica sme dostopati samo do podatkov, za katere ima ustrezna dovoljenja. Uporabnik enega servisa nima dostopa do strank, vozil, dokumentov, fotografij ali servisnih zapisov drugega servisa.
Datoteke (dokumenti, slike, priloge) se strežejo zasebno. Dostop se preveri glede na delavnico, ki datoteko lasti.
Kadar MEHANIX nastopa kot upravljavec, ima posameznik v skladu z GDPR, kadar so izpolnjeni ustrezni pogoji, pravico:
Zahtevo lahko posameznik pošlje na [email protected]. MEHANIX bo zahtevo obravnaval v rokih, ki jih določa GDPR.
Če se zahteva nanaša na podatke, ki jih je v MEHANIX vnesla servisna delavnica kot upravljavec, naj se posameznik praviloma obrne na zadevno servisno delavnico. MEHANIX bo kot obdelovalec servisni delavnici pomagal pri izpolnitvi njenih obveznosti, kadar je to potrebno.
Posameznik ima pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu.
V Republiki Sloveniji je pristojni organ:
Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije
Dunajska cesta 22
1000 Ljubljana
Slovenija
https://www.ip-rs.si
Uporabljamo samo nujne piškotke za delovanje prijave in varnost (seja in zaščita obrazcev). Brez njih prijava in varno delovanje nista mogoča. Analitičnih, oglaševalskih ali podobnih piškotkov ne uporabljamo. Štetje dejanj na predstavitveni strani poteka na strežniku in ne nastavlja piškotka, zato ločenega obvestila o piškotkih ne prikazujemo.
MEHANIX ne izvaja avtomatiziranega odločanja ali profiliranja, ki bi imelo pravne ali podobno pomembne učinke za posameznika. AI predlogi so pomožni in jih potrdi uporabnik.
Politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo zaradi sprememb storitve, zakonodaje ali načina obdelave osebnih podatkov. Na tej strani je vedno naveden datum zadnje posodobitve.